資料のご案内！
請求書が電子化されると経理業務の効率化が図れ、リモートワーク化が進みます。
コスト削減や担当者の負担軽減等、発行側・受領側双方にとってメリットが多い電子化ですが、スムーズな切り替えを行うには取引先との事前調整が重要です。
この記事では、請求書電子化を開始する前に行うべき取引先への案内について、文例や注意点を解説します。
請求書の電子化とは？
請求書の電子化とは、請求書のやり取りがWEB上で完結すること
請求書の電子化とは、データで請求書を発行することです。
データで発行する方法はいくつかあり、主なものは以下の3つが考えられます。
- PDF等で作成した請求書を電子メールに添付して送る
- WEB上の顧客専用サイトからダウンロードしてもらう
- クラウドの請求書発行システムを使用する
紙の書類管理から解放されるため、担当者の負担軽減に役立ちます。
また、郵送と違い発行と同時に取引先に届くので便利です。
請求書の電子化は法的には問題ない
請求書は必ず発行しなければならないという原則はなく、紙である必要もありません。
そのため、電子請求書について、条件はありますが法的に有効です。
発行側、つまり請求者は、電子メール・ウェブサイト・クラウドシステムいずれの場合も、請求した事実を示すものが必要です。
電子メールの送信履歴やシステムの保存履歴で証明できます。
一方、受領側である受領者は、電子帳簿保存法やe-文書法に則っていれば請求書の電子保存が可能です。
請求書の電子化は今後益々拡大する見込み
現在、紙の請求書と電子請求書を混在して受け取っているという企業もあるのではないでしょうか？
今後、電子請求書の割合は増えていくことが予想されます。
働き方改革やテレワークの普及により、出社しなくても対応できる業務は増えており、経理業務も例外ではありません。
請求書発行のためだけに出社する必要がなく、WEB上で完結できるようになります。
さらに、インボイス制度の導入により、請求書の電子化は益々拡大していくでしょう。
請求書を電子化するメリットを解説
1.請求書に関連する業務を効率化できる
請求書の電子化は、発行する業務、受け取ってからの業務を大幅に効率化できます。
まず、発行側で減らせる業務を考えてみましょう。
- 作成した請求書の印刷
- 社印や担当者印の押印
- 必要に応じて三つ折りし封入
- 切手を貼る
- ポストに投函
- 控えのファイリング
次に、受領側で減らせる業務を考えてみましょう。
- 請求書の開封
- 納品書と照らし合わせて内容の確認
- システムへの転記
- ファイリング
取引先の数が多ければ多いほど、電子化による効率化のメリットは大きくなります。
2.場所・コスト・手間を削減できる
紙の請求書は、保管する場所が担当者を悩ませていました。
受領側だけでなく控えを保管する発行側も同様です。
社内に置ききれず、倉庫等をレンタルしている会社もあるでしょう。
請求書が電子化されると、保管場所の問題はなくなります。
また、倉庫の管理料や運送費、必要な書類を取り寄せる手間も必要ありません。
さらに、発行側は請求書の印刷代・用紙や封筒代・郵送代も不要です。
押印や封入・投函の手間がなくなるので、担当者の負担が削減されます。
3.発行側も受領側もテレワークの推進に繋がる
経理担当者は、テレワークが難しいと言われています。
それは、請求書が紙で存在している以上、出勤しなければ行えない処理があるからです。
発行側は、請求書の印刷・封入・投函の業務があります。
受領側は、送られてきた請求書を受領しなければなりません。
また、過去の請求書情報を確認したければ、ファイリングされている書類から探す必要があります。
請求書が電子化されれば、会社以外の場所で行える業務が増えテレワークの推進につながります。
4.発行当日に先方に届くため時間の短縮ができる
印刷された請求書は、先方に届くまでに時間がかかります。
特に郵便は2021年10月のサービス変更から、土曜日の配達が休止されお届け日数も繰り下げられました。
木曜日に投函した請求書が、翌週月曜日以降に配達されることもあります。
再発行や修正依頼があると、さらに時間が必要です。
電子化された請求書なら、即日先方に届くため時間の短縮ができます。
5.人的ミスを減らすことができる
手作業で発行している請求書には、請求漏れや金額の間違い等のミスはつきものです。
慎重に作業し、ダブルチェック等の工夫をしても間違うことは珍しくありません。
電子化された請求書であれば、人的ミスを大幅に削減できます。
転記ミスもありません。
請求書の間違いは、企業の信用問題に関わります。
人的ミスを防げることは、企業として大きなメリットと言えるでしょう。
6.受領側の保管や管理が楽になる
紙の請求書は最長10年の保管義務があり、受領側の保管や管理の手間は膨大です。
取引先が多ければ多いほど、広い保管スペースが必要になります。
きちんと整理してファイリングしていても、担当者が変わると探しにくいと感じることもあるでしょう。
古くなってしまった紙は、破れやすくなるので慎重に扱う必要があります。
一方で、電子化された請求書は、検索しやすく管理が容易です。
保管場所が不要になるため、コストダウンが図れます。
また、災害に備えたバックアップも簡単に取っておけるでしょう。
【請求書受領側なら】電子化はoneplatがおすすめ
請求書の発行側と違って、受領側からアプローチしての電子化は難しいと思われがちです。
oneplatは受領側主体で請求書を電子化するシステムのため、スムーズに移行することができます。
導入時の取引先への説明等からお任せできるので、経理担当者の負担を増やすことなく導入できるので便利です。
oneplatとは納品書・請求書の管理が一括でできるクラウドサービス
oneplatは、これまで紙で管理していた納品書や請求書の管理が一括でできるクラウド型のサービスです。
すべての納品書・請求書をペーパーレス化でき、経理業務のコストを削減します。
また、会計システムや販売管理システムとの連携も可能です。
すべての業務を自宅のパソコンやスマホ・タブレットから行えるので、経理担当者の働き方改革を進めます。
さらに、高度なセキュリティ・運用度の高い機能が評価されているシステムです。
リモートワーク化を進めたい企業に向いています。
oneplatの特徴
oneplatは、日々発行される納品書や請求書をデータで受け取れるサービスです。
主な特徴をご紹介します。
- 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応
- 全銀データへの変換が可能
- 既存のシステムとの連携が可能
- 納品情報をリアルタイムで確認
- 請求情報を即時把握
- 半永久的にデータを保管
請求書の受領側から電子化を行えるサービスは珍しく、請求書発行側が電子請求書に対応していなくても利用できます。
サポートが手厚く、スタッフの教育や取引先への説明を代行してもらえるので導入しやすいです。
請求書を電子化する際には取引先への案内が重要
請求書を電子化するときに重要なのは取引先への案内です。
紙ベースの請求書発行を希望する企業もまだ多く、電子化に抵抗を示されることもあります。
取引先には請求書をデータで受け取るメリットを説明し、理解していただくことが重要です。
理解が得られるまでは、一部の取引先には紙の請求書を発行し続ける可能性もあることを想定しておくと良いでしょう。
一方、受領側がデータで請求書を送って欲しいケースも考えられます。
取引先が電子請求書に対応していない場合は、電子化のハードルが高いです。
改正電子帳簿保存法に伴い社会全体が電子化に力を入れていることを伝え、電子化を行いたい理由を案内することで了承を得やすくなります。
いずれの場合も、電子化は取引相手との合意が必要だということを念頭に置いておきましょう。
請求書を電子化して送付する際の案内状のテンプレート
【発行側】請求書をデータで送る旨を連絡するケース
案内文には電子請求書を発行する旨だけでなく、電子化の理由や取引相手のメリット、開始日・問い合わせ先を明記しましょう。
以下に文例を記載します。
株式会社○○ ご担当者様
お世話になっております、株式会社××（自社名）の△△（担当名）です。
この度、弊社ではお客様への請求書案内の迅速化を目指し、電子請求書を発行させていただくことになりました。
株式会社○○様におかれましても、ペーパーレス化と業務コストの削減が図れます。
20xx年x月締め請求書より、切り替えを予定しております。
株式会社○○にて、インターネット上でご確認いただけるようになります。
ご案内についてご不明な点がございましたら、担当者までお問い合わせください。
【受領側】請求書をoneplatで送ってほしいとお願いするケース
案内文には、「oneplat」の説明だけでなく、登録方法や期限も記載します。
請求者のメリットも忘れずに明記しましょう。
以下に文例を記載します。
株式会社×× ご担当者様
お世話になっております、株式会社○○（自社名）の△△（担当名）です。
この度は、弊社では納品書・請求書を「oneplat」で一括管理することになりました、
つきましては御社への支払いも「oneplat」経由で、行わせていただきたいと考えております。
oneplatは企業の請求・支払いを一括で取りまとめるサービスです。
株式会社××様（発行側）も、キャッシュフローの最大化と業務コストの削減が図れます。
ご利用方法やご利用料金につきましては、以下の資料をご参照くださいませ。
➀サービスサイト
https://www.oneplat.co.jp/vender/
②パンフレット
https://service.oneplat.co.jp/file-information/download/YASJqBCvXtagk2Cw
③サービス説明資料
https://service.oneplat.co.jp/file-information/download/UZAtqN3HnRQG2edu
本サービスから 株式会社×× 様へのお支払いは、以下の月1回となります。
・月末締め、翌月27日払い
（お支払い日が土日祝日の場合は、翌銀行営業日となります。）
本サービスから 株式会社△△ 様へお支払いするために、登録をお願いいたします。
05月01日より「oneplat」の運用開始を予定しております。
お手数ですが、04月30日までに以下のURLより、ご登録をお願いいたします。
（登録用URL）
ご案内についてご不明な点がございましたら、担当者までお問い合わせください。
案内状を作成・送付する際のポイント
押印の形式について事前に確認しておく
慣習として、請求書には会社の印鑑が押されることが多いです。
押印がなくても請求書として機能しますが、正式な書類の証として認めない企業もあります。
電子請求書にも次の2つの方法で押印が可能です。
- 紙で印刷した請求書に押印しPDFで取り込む
- 電子印鑑を用いて押印する
電子印鑑をうけつけない企業もあるため、事前に押印形式を確認しておきましょう。
請求書の電子化が決定したことを明記する
請求書の電子化は決定事項であることを明記しましょう。
お願いや提案では、面倒だからと断られる可能性があります。
また、取引先の担当者を不安にさせては、思うように電子化が進められません。
会社の方針としてはっきりと明示することが大切です。
ただし、取引先にも準備期間が必要なので、少なくとも3か月ほどの余裕を持って伝えるようにしましょう。
請求書の電子化の際に取引先への案内以外に気をつけるポイントは？
電子帳簿保存の要件を確認する必要がある
電子化する際には、電子帳簿保存の要件に沿っているかを必ず確認しましょう。
電子帳簿保存法は事前の手続きが不要になり、タイムスタンプに関する要件が緩和されていますが、紙での保存ができなくなったので注意が必要です。
また、真実性・可視性の確保が求められます。
システム関係書類やマニュアルの備え付けも忘れてはいけません。
さらに、請求書データがすぐにダウンロードできるようにしておく必要があります。
導入や運用にかかるコストを事前に計算しておく
請求書の電子化を行うには、システムを導入する方法が一般的でしょう。
しかし、システム導入には当然ながら導入・運用の費用がかかります。
特にシステムを利用している間に発生する運用コストは、企業にとって負担が大きいコストです。
請求書を電子化することで削減できるコストと比較し、費用対効果が期待できるのか事前に計算しておくと良いでしょう。
長期的に見て、導入のメリットが大きいシステムを選択することが大切です。
情報漏洩のようなデータならではのリスクを理解する
紙の請求書に比べると、電子請求書は第三者に情報を抜き取られる危険があります。
電子請求書システムはセキュリティ対策が施されているものがほとんどですが、情報漏洩のリスクがあることは理解しておきましょう。
閲覧時のID・パスワードの管理はもちろん、社外で利用するスタッフの教育を徹底することが大切です。
情報漏洩は会社の信用問題に関わり、場合によっては大きな損害につながってしまいます。
データ管理は細心の注意を払って行うようにしましょう。
問い合わせに対する社内のサポート体制を強化しておく
電子請求書の導入直後は、取引先からの問い合わせが多くなることが予想されます。
社内のサポート体制を強化し、問合せには丁寧に対応できるように準備が必要です。
特に、電子帳簿保存法のような法的な問題に関しては、取引先の担当者にとってはじめてのことが多く不安もあるでしょう。
予めFAQを用意し、誰が対応しても同じレベルの返答が行えるようにしておくと、安心感を与えられます。
請求書の電子化導入は徐々に行っていくのがベスト
電子化導入は段階的に行っていくのがベストです。
特に、これまでの慣習から紙での請求書を引き続き希望されている取引先には、時間をかけて対応する必要があります。
まずは紙の請求書と電子請求書の両方を混在させた運用をお願いしてみると良いでしょう。
実際に利用してみると便利だと思ってもらえることがあります。
請求書の電子化は、発行側・受領側双方のメリットが大きいです。
電子請求書に慣れてくれば、電子化に好意的に対応してくれる可能性も高まります。
まとめ
電子請求書は、業務の効率化やテレワーク推進の観点から発行側・受領側ともに大きなメリットがあります。
とは言え、電子化を行うためにはスタッフの教育も必要になりますし、運用ルールの整備も行わなければなりません。
取引先に配慮した案内を送り了承を得て、無理のないスケジュールで電子化を進められると良いでしょう。
